O que é uma Certidão Negativa de Débito?

A CND é um documento emitido pela administração pública para comprovar que, na data da consulta e dentro da abrangência indicada, não foram encontradas pendências que impeçam o reconhecimento da regularidade fiscal do contribuinte.

O artigo 205 do Código Tributário Nacional permite que a legislação exija a comprovação da quitação de determinado tributo por meio de certidão negativa. O documento deve conter informações suficientes para identificar o interessado, seu domicílio fiscal, sua atividade e o período ao qual se refere.

A certidão não deve ser interpretada como uma garantia de que nenhuma obrigação poderá ser apurada posteriormente. A administração tributária conserva o direito de cobrar valores que venham a ser identificados dentro dos prazos legais, mesmo que uma certidão tenha sido emitida anteriormente.

Também é necessário verificar exatamente o que o documento cobre. Uma certidão municipal relacionada aos tributos mobiliários, por exemplo, pode não comprovar a regularidade do IPTU de um imóvel. Da mesma forma, uma CND estadual não substitui a certidão federal ou a municipal.

Quais são os tipos de certidão?

A consulta pode produzir resultados diferentes, dependendo da situação do contribuinte.

Certidão Negativa de Débitos

A CND é emitida quando não existem pendências impeditivas na abrangência consultada. Ela representa a situação de regularidade fiscal plena perante o órgão emissor naquele momento.

Certidão Positiva com Efeitos de Negativa

A Certidão Positiva com Efeitos de Negativa, frequentemente identificada como CPEND ou CPEN, é emitida quando existem débitos, mas sua exigibilidade está suspensa ou a obrigação se encontra em uma situação que permite o reconhecimento da regularidade.

Isso pode ocorrer, por exemplo, quando o débito está incluído em parcelamento regularmente pago, garantido por penhora suficiente ou suspenso por medida judicial. O artigo 206 do Código Tributário Nacional atribui a essa certidão os mesmos efeitos da certidão negativa.

Assim, apresentar uma certidão positiva com efeitos de negativa não significa que a empresa nunca teve dívidas. Significa que as pendências existentes não impedem, naquele momento, a comprovação de regularidade fiscal.

Certidão Positiva

A certidão positiva informa a existência de pendências sem suspensão da exigibilidade. Em geral, ela não atende a exigências de regularidade fiscal em licitações, financiamentos ou cadastros de fornecedores.

No serviço federal, a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional distinguem expressamente a certidão negativa, a positiva com efeitos de negativa e a positiva.

Para que a CND é utilizada?

A certidão pode ser solicitada em diferentes situações empresariais, como:

• participação em licitações e contratações públicas;
• cadastro ou renovação de fornecedores;
• obtenção de empréstimos e financiamentos;
• recebimento de incentivos e benefícios fiscais;
• venda ou transferência de determinados imóveis;
• operações de incorporação, fusão ou aquisição;
• contratos de grande valor ou longa duração;
• liberação de pagamentos previstos em contratos;
• auditorias fiscais e processos de due diligence;
• comprovação de regularidade perante investidores;
• pedidos de alvarás, licenças e autorizações;
• participação em programas governamentais.

A finalidade deve ser conferida antes da emissão. Um edital pode exigir certidões federal, estadual, municipal, trabalhista e do FGTS separadamente. Apresentar somente a CND federal poderá resultar em documentação incompleta.

Como emitir a CND federal?

A certidão federal é oficialmente chamada de Certidão de Regularidade Fiscal perante a Fazenda Nacional. Ela também é conhecida como Certidão Conjunta porque reúne informações administradas pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

O documento informa a existência ou inexistência de pendências relacionadas aos tributos federais, às contribuições previdenciárias e à Dívida Ativa da União. Portanto, uma única certidão reúne informações que anteriormente podiam exigir documentos separados.

Procedimento para emissão

1. Acesse o serviço oficial de certidões da Receita Federal.
2. Escolha o tipo de contribuinte, como pessoa jurídica, pessoa física ou imóvel rural.
3. Informe o CNPJ ou outro dado solicitado.
4. Confirme a pesquisa.
5. Se não houver impedimentos, a certidão será gerada eletronicamente.
6. Salve o documento e confira o código de controle.

O serviço oficial permite emitir uma certidão atualizada e consultar certidões anteriormente expedidas. A emissão e a consulta são gratuitas.

Qual é a validade da CND federal?

A Certidão de Regularidade Fiscal federal possui validade de 180 dias. Entretanto, a empresa deve observar a data indicada no próprio documento e apresentar a certidão dentro do período exigido pelo contratante.

Uma empresa pode possuir mais de uma certidão ainda válida, mas, em análises de crédito ou homologações, normalmente é recomendável utilizar a emissão mais recente.

O que fazer quando a certidão federal não é emitida?

Quando a emissão automática não for possível, o contribuinte deve consultar sua situação fiscal no e-CAC. O relatório pode indicar pendências relacionadas a pagamentos, declarações, parcelamentos, divergências cadastrais ou débitos encaminhados à dívida ativa.

As pendências administradas pela Receita Federal devem ser tratadas nos serviços da própria Receita. Já os débitos inscritos em Dívida Ativa da União são administrados pela PGFN e podem ser consultados no Regularize. O sistema separa, quando aplicável, inscrições tributárias, previdenciárias, do Simples Nacional, não tributárias e do FGTS.

Se a pendência indicada estiver incorreta ou já tiver sido regularizada, pode ser necessário abrir um processo digital e apresentar comprovantes. Para pendências indevidas perante a PGFN, existe serviço específico de pedido de liberação da certidão no Regularize.

Como emitir a CND estadual?

A certidão estadual comprova a situação do contribuinte perante a Fazenda Pública do estado ou do Distrito Federal. Ela pode abranger tributos como ICMS, IPVA, ITCMD, taxas e outros créditos estaduais, conforme a legislação local.

Não existe um sistema nacional único para emissão das certidões estaduais. Cada unidade federativa define seus portais, critérios, documentos, prazos e procedimentos.

Em alguns estados, uma única certidão reúne débitos administrados pela Secretaria da Fazenda e valores inscritos em dívida ativa. Em outros, pode ser necessário obter documentos diferentes na Secretaria da Fazenda e na Procuradoria-Geral do Estado.

O Estado de São Paulo, por exemplo, possui uma certidão para débitos tributários não inscritos na dívida ativa, emitida pelo sistema da Secretaria da Fazenda, e outra certidão para débitos inscritos, administrada pela Procuradoria-Geral do Estado.

Já a Secretaria da Fazenda de Santa Catarina define sua CND como o documento que comprova a inexistência de pendências e débitos tributários perante o estado, demonstrando como a nomenclatura e a abrangência podem variar entre as administrações estaduais.

Procedimento geral

1. Identifique o estado no qual a empresa possui inscrição ou atividade.
2. Acesse o portal oficial da Secretaria da Fazenda estadual.
3. Localize a área de certidões ou regularidade fiscal.
4. Informe CNPJ, CPF ou Inscrição Estadual, conforme solicitado.
5. Verifique se o documento abrange débitos inscritos e não inscritos.
6. Quando necessário, consulte também a Procuradoria-Geral do Estado.
7. Emita a certidão e confirme sua autenticidade.

Empresas que atuam em mais de um estado

Uma empresa com filiais, inscrições estaduais ou operações relevantes em diferentes unidades federativas pode precisar apresentar certidões de mais de um estado.

A certidão emitida pelo estado da matriz não comprova automaticamente a regularidade de inscrições mantidas em outras unidades da federação. O edital, o contrato ou a instituição financeira poderá exigir documentos correspondentes aos estados nos quais a empresa está cadastrada.

Débitos inscritos e não inscritos

Débitos não inscritos ainda permanecem sob administração da Secretaria da Fazenda. Depois da inscrição em dívida ativa, a cobrança normalmente passa para a Procuradoria do Estado.

Essa diferença é importante porque a empresa pode obter uma certidão negativa em um sistema e apresentar pendência no outro. Em São Paulo, por exemplo, a consulta de débitos inscritos pode ser realizada pelo CNPJ, CPF, Inscrição Estadual ou outros identificadores, enquanto os débitos não inscritos são consultados nos sistemas fazendários.

Como emitir a CND municipal?

A certidão municipal comprova a regularidade perante a Fazenda do município. Ela pode envolver ISS, IPTU, taxas de funcionamento, fiscalização, publicidade, coleta de resíduos e outros créditos municipais.

Assim como ocorre na esfera estadual, cada prefeitura possui regras próprias. Alguns municípios permitem a emissão imediata pelo CNPJ. Outros exigem inscrição municipal, cadastro mobiliário, cadastro do imóvel, senha eletrônica ou protocolo administrativo.

Tributos mobiliários e imobiliários

É comum haver distinção entre tributos mobiliários e imobiliários.

Os tributos mobiliários estão relacionados à atividade econômica e ao cadastro do contribuinte, como ISS e determinadas taxas. Os tributos imobiliários estão ligados a um imóvel específico, como IPTU, e podem exigir o número da inscrição imobiliária.

Na cidade de São Paulo, por exemplo, a certidão de tributos mobiliários pode ser emitida pelo CPF ou pela raiz do CNPJ e abrange débitos inscritos e não inscritos em dívida ativa. A prefeitura também oferece uma certidão específica de tributos imobiliários, emitida pelo número de cadastro do imóvel.

Procedimento geral

1. Acesse o portal oficial da prefeitura.
2. Procure por “Certidões”, “Regularidade Fiscal” ou “Débitos Municipais”.
3. Escolha entre certidão mobiliária, imobiliária ou unificada.
4. Informe CNPJ, inscrição municipal ou cadastro do imóvel.
5. Confira se a certidão abrange a dívida ativa municipal.
6. Gere o documento ou solicite análise administrativa.
7. Valide o código de autenticidade.

Empresa sem inscrição municipal

Empresas que não prestam serviços ou não possuem estabelecimento no município podem não ter inscrição municipal. Ainda assim, o contratante poderá solicitar uma certidão de inexistência de cadastro ou documento equivalente.

Não é recomendável apresentar uma certidão de outro município como substituição sem verificar a exigência. A regularidade municipal normalmente está ligada ao local da sede, do estabelecimento ou da execução da atividade.

Imóveis pertencentes à empresa

Quando o negócio envolve compra, venda, locação, garantia ou transferência de imóvel, pode ser necessária uma certidão específica do cadastro imobiliário.

A CND mobiliária emitida pelo CNPJ pode não abranger o IPTU de todos os imóveis da empresa. O número do cadastro imobiliário deve ser consultado separadamente quando a finalidade exigir regularidade sobre determinado bem.

Principais motivos que impedem a emissão

A existência de uma dívida vencida é uma causa comum, mas não é a única. A certidão também pode ser bloqueada por problemas cadastrais ou obrigações acessórias.

Tributos não pagos

Impostos, contribuições ou taxas vencidos podem impedir a emissão enquanto não forem pagos, parcelados ou suspensos.

Parcelamento em atraso

Um parcelamento regular pode permitir a emissão de certidão positiva com efeitos de negativa. Entretanto, parcelas vencidas podem provocar a rescisão ou tornar a pendência novamente impeditiva.

Declarações não entregues

A falta de declarações fiscais também pode afetar a regularidade. Mesmo quando não existe imposto a pagar, a omissão de uma obrigação acessória pode bloquear a certidão.

Divergência cadastral

CNPJ inapto, inscrição suspensa, endereço incorreto ou inconsistência entre cadastros podem exigir atualização antes da liberação.

Pagamento ainda não processado

O pagamento pode levar algum tempo para aparecer nos sistemas. Antes de abrir um pedido, confirme se o documento foi pago corretamente e se o prazo de processamento já passou.

Débito contestado

A simples apresentação de defesa ou recurso nem sempre suspende automaticamente a cobrança. É necessário verificar se a impugnação possui efeito suspensivo ou se existe decisão administrativa ou judicial aplicável.

Débito inscrito em outro sistema

A empresa pode regularizar uma pendência na Secretaria da Fazenda, mas continuar com inscrição na Procuradoria. A baixa precisa ser processada no sistema correspondente.

Como regularizar a situação?

O primeiro passo é identificar o órgão responsável e a origem exata da pendência. O relatório deve indicar tributo, período, valor e situação.

Depois, a empresa poderá:

• pagar integralmente o débito;
• aderir a parcelamento ou transação disponível;
• entregar declarações omitidas;
• corrigir informações cadastrais;
• retificar declarações incorretas;
• apresentar comprovantes de pagamento;
• solicitar baixa de débito indevido;
• comprovar decisão judicial que suspendeu a exigibilidade;
• oferecer garantia quando admitida;
• pedir liberação manual da certidão.

Depois da regularização, é importante acompanhar o processamento. O pagamento isolado não garante emissão imediata se a declaração correspondente continuar pendente ou se a dívida ativa ainda não tiver sido baixada.

CND, CNDT e CRF do FGTS são documentos diferentes

A CND fiscal não substitui a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas nem o Certificado de Regularidade do FGTS.

CNDT

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas comprova que a pessoa ou empresa não consta como devedora inadimplente no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas. Ela é emitida gratuitamente pela Justiça do Trabalho e possui validade de 180 dias.

CRF do FGTS

O Certificado de Regularidade do FGTS comprova a regularidade do empregador perante o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. A consulta e a emissão são realizadas exclusivamente nos serviços oficiais da Caixa Econômica Federal.

Em uma homologação completa, a empresa poderá ter de apresentar CND federal, estadual e municipal, CNDT e CRF do FGTS, além de outras certidões previstas no contrato ou edital.

Como validar a autenticidade?

As certidões eletrônicas normalmente apresentam código de controle, chave de autenticação, QR Code, data e horário de emissão.

O recebedor deve acessar o portal oficial do órgão emissor e utilizar a função de validação ou confirmação de autenticidade. Não basta aceitar o arquivo em PDF sem conferir sua origem.

Também é necessário observar:

• nome e CNPJ do contribuinte;
• órgão emissor;
• tipo de certidão;
• abrangência do documento;
• data da emissão;
• prazo de validade;
• código de controle;
• existência de rasuras ou alterações;
• resultado apresentado na validação.

Documentos enviados por terceiros podem estar vencidos, adulterados ou pertencer a outra empresa com nome semelhante.

Checklist para emissão das certidões

• confirmar razão social e CNPJ;
• identificar todas as inscrições estaduais;
• identificar inscrições municipais e imóveis;
• emitir a certidão federal;
• consultar pendências no e-CAC e no Regularize;
• emitir a certidão estadual da sede;
• verificar débitos inscritos e não inscritos;
• emitir certidões de outros estados, quando exigido;
• emitir a certidão municipal mobiliária;
• emitir certidão imobiliária, quando aplicável;
• obter a CNDT;
• obter o CRF do FGTS;
• validar todos os códigos de autenticidade;
• conferir as datas de validade;
• salvar os documentos com identificação clara;
• programar nova emissão antes do vencimento.

Conclusão

As Certidões Negativas de Débito são documentos essenciais para demonstrar a regularidade fiscal de empresas e pessoas físicas. Entretanto, não existe uma certidão única que cubra todas as obrigações federais, estaduais e municipais.

A certidão federal reúne informações da Receita Federal e da PGFN. A estadual depende das regras da unidade federativa e pode exigir consultas separadas para débitos inscritos e não inscritos. A municipal pode ser dividida entre tributos mobiliários e imobiliários.

Também é necessário distinguir CND, certidão positiva com efeitos de negativa e certidão positiva. Uma empresa com parcelamento regular pode estar apta a receber uma CPEND, que possui os mesmos efeitos da negativa, embora existam débitos.

Antes de utilizar qualquer certidão, deve-se conferir sua abrangência, validade e autenticidade. Para empresas que participam de licitações ou mantêm contratos relevantes, o acompanhamento não deve acontecer apenas quando o documento é solicitado. O ideal é monitorar continuamente as pendências e renovar as certidões antes do vencimento.

Uma gestão fiscal organizada reduz bloqueios, evita atrasos contratuais e fortalece a imagem da empresa perante bancos, clientes, fornecedores e órgãos públicos.